Sídlo je obligatorní náležitostí zakladatelského právního jednání každé právnické osoby. Pro změnu sídla společnosti s ručením omezeným je proto většinou třeba změnit zakladatelské právní jednání.
Pokud je však sídlo v zakladatelském právním jednání právnické osoby vymezeno pouze obcí, nikoli konkrétní adresou, a sídlo je měněno pouze v rámci této obce, není změna zakladatelského právního jednání společnosti s ručením omezeným nutná a postačí zápis sídla do veřejného (obchodního) rejstříku.
Pro návrh na zápis je třeba použít elektronický formulář zveřejněný na internetových stránkách Ministerstva spravedlnosti. Příslušný formulář je dostupný zde nebo z úvodní stránky https://msp.gov.cz/ – podání do veřejného rejstříku – inteligentní formulář. Vyplněný formulář lze podat buď v elektronické, nebo v listinné podobě. Návrh na zápis do veřejného rejstříku podává za společnost její statutární orgán. Tvoří-li statutární orgán více osob, jedná za společnost předseda statutárního orgánu, popřípadě jeho člen, který tím byl pověřen.
Podpis navrhovatele na listinném návrhu musí být úředně ověřen. Návrh na zápis v elektronické podobě musí být podepsán způsobem, se kterým jiný právní předpis spojuje účinky vlastnoručního podpisu, tedy podepsán uznávaným elektronickým podpisem nebo zaslán prostřednictvím datové schránky osoby, jež návrh na zápis podává.
Návrh se podává k příslušnému rejstříkovému soudu, kterým je krajský soud, v jehož obvodu má právnická osoba své sídlo. Přehled krajských soudů včetně kontaktních údajů naleznete zde nebo z úvodní stránky https://msp.gov.cz/ – soudy – přehled soudů. Návrh na zápis musí být doložen listinami o skutečnostech, které mají být do veřejného rejstříku zapsány, a listinami, které se zakládají do sbírky listin v souvislosti s tímto zápisem. Rozsah listin není stanoven, ale v zásadě je třeba doložit všechny tvrzené skutečnosti, které jsou předmětem zápisu.
Při změně sídla je třeba, aby navrhovatel při návrhu na zápis doložil právní důvod užívání prostor, v nichž je umístěno sídlo osoby, jíž se zápis týká. To neplatí, je-li právní důvod zjistitelný z informačního systému veřejné správy nebo jeho části, která je veřejnou evidencí, rejstříkem nebo seznamem. K doložení právního důvodu užívání prostor postačí písemné prohlášení vlastníka nemovité věci nebo jednotky, kde jsou prostory umístěny, popřípadě prohlášení osoby oprávněné s nemovitou věcí, bytem nebo nebytovým prostorem jinak nakládat, že s umístěním sídla zapsané osoby souhlasí. Prohlášení nesmí být starší než 3 měsíce a podpisy na něm musí být úředně ověřeny. Zapsaná osoba musí mít právní důvod užívání prostor sídla po celou dobu, po kterou jsou tyto prostory zapsané v obchodním rejstříku jako její sídlo (§ 14 ZVR).
Kromě podání návrhu na zápis do veřejného rejstříku k rejstříkovému soudu je možné využít přímého zápisu do veřejného rejstříku prostřednictvím notáře.