Většina právnických osob potřebuje být zapsána do veřejného rejstříku proto, aby mohla vzniknout. Do obchodního rejstříku se zapisují obchodní společnosti (komanditní společnost, veřejná obchodní společnost, společnost s ručením omezeným a akciová společnost) a družstva, případně další osoby. V některých případech se do obchodního rejstříku povinně zapisují i fyzické osoby – tomu je v případě, kdy výše jejích výnosů nebo příjmů snížených o daň z přidané hodnoty, je- li součástí výnosů nebo příjmů, dosáhla nebo přesáhla za 2 po sobě bezprostředně následující účetní období v průměru částku 120 000 000 Kč.

Pro návrh na zápis je třeba použít elektronický formulář zveřejněný na internetových stránkách Ministerstva spravedlnosti. Příslušný formulář je dostupný zde nebo z úvodní stránky justice.cz – podání do veřejného rejstříku – inteligentní formulář.

Návrh se podává k příslušnému rejstříkovému soudu, kterým je krajský soud, v jehož obvodu má právnická osoba své sídlo. Přehled krajských soudů včetně kontaktních údajů naleznete zde nebo z úvodní stránky justice.cz – soudy – přehled soudů.

Návrh na zápis musí být doložen listinami o skutečnostech, které mají být do veřejného rejstříku zapsány, a listinami, které se zakládají do sbírky listin v souvislosti s tímto zápisem. Rozsah listin není stanoven, ale v zásadě je třeba doložit všechny tvrzené skutečnosti, které jsou předmětem zápisu.

Návrh na zápis se výhradně podává na elektronickém formuláři, který je k dispozici na těchto internetových stránkách. V tomto návrhu je potřeba vyplnit nejprve údaje, které se navrhují změnit (např. nové sídlo, změna jednatele) a následně vyplnit závěrečnou část o osobě, která návrh činí.

Tento inteligentní formulář je třeba si stáhnout a následně je možné jej podat jak listinně, tak elektronicky u příslušného rejstříkového soudu. Elektronicky můžete návrh zaslat datovou schránkou nebo na elektronickou adresu soudu (e-mail opatřený uznávaným elektronickým podpisem).

Listiny určené k založení do sbírky listin, jimiž se nedokládají skutečnosti uvedené v návrhu na zápis, změnu nebo výmaz zápisu ve veřejném rejstříku, je nutné zasílat ve formátu PDF, a to následujícími způsoby:

• datovou schránkou
• na elektronickou adresu rejstříkového soudu (e-mailem)
• prostřednictvím online podání do Sbírky listin dostupného zde
• webovou aplikací ePodatelna dostupnou z justice.cz
• na technických nosičích dat CD-R, CD-RW, DVD-R, DVD+R, DVD-RW, DVD+RW

Listiny určené k založení do sbírky listin se podávají k příslušnému rejstříkovému soudu, kterým je krajský soud, v jehož obvodu má právnická osoba své sídlo.

V případě, že zapsaná osoba nesplní svou povinnost zapsat do veřejného rejstříku změnu skutečností, může rejstříkový soud osobu vyzvat k tomu, aby tak učinila. Pokud osoba neuposlechne, může jí i opakovaně udělit pořádkovou pokutu až ve výši 100 000 Kč. V některých případech dokonce může soud osobu zrušit s likvidací.

Zvláštním případem je, pokud je zapsaná osoba nekontaktovatelná na místě, které uvádí jako své sídlo. Pokud obchodní korporace (obchodní společnosti a družstva) nepředloží řádnou nebo mimořádnou účetní závěrku za nejméně 2 po sobě jdoucí účetní období k založení do sbírky listin a soudu se nepodaří doručit výzvu k založení závěrek, pak soud zruší právnickou osobu i bez likvidace.

V případě, že spolek neuvedl svůj zápis ve spolkovém rejstříku do souladu s požadavky zákona po 1. 1. 2014, které spočívaly v širším rozsahu informací, které je třeba do spolkového rejstříku zapisovat, pak člen statutárního orgánu takového spolku ručí za splnění povinnosti, která je obsahem závazku, z něhož je neaktivní spolek v důsledku jeho jednání zavázán

Obchodní rejstřík je jeden z veřejných rejstříků (vedle pak existuje ještě spolkový rejstřík, nadační rejstřík, rejstřík ústavů, rejstřík společenství vlastníků jednotek a rejstřík obecně prospěšných společností). Téměř všechny soukromoprávní právnické osoby musí být zapsány ve veřejném rejstříku. Právnická osoba vzniká až zápisem do veřejného rejstříku. Zapsaná osoba také zaniká výmazem z veřejného rejstříku.

Zápis, změnu nebo výmaz údajů v rejstříku je třeba iniciovat bez zbytečného odkladu po vzniku rozhodné skutečnosti. Součástí veřejných rejstříků je i sbírka listin, do které se povinně ukládají zákonem stanovené písemnosti.

Zápisy provádí soud v soudním řízení nebo také, v některých případech, notář.

Zápis do veřejného rejstříku je nutný ke vzniku právnické osoby různých forem, tak aby mohla tato osoba uzavírat právní jednání a aby mohla nabývat práv a povinností. Bez zápisu do veřejného rejstříku to není možné.

Rejstříkovými soudy jsou krajské soudy (s výjimkou Krajského soudu v Praze) a Městský soud v Praze. K řízení o návrhu na zápis je místně příslušný ten soud, v jehož obvodu se nachází sídlo nebo bydliště zapisované osoby.

Jedním z údajů, který se povinně zapisuje do veřejného rejstříku u právnických osob jsou i členové jejich orgánů: statutárních – např. jednatelé, členové představenstva; dozorčích – členové dozorčí rady, je-li zřízena; případně se zapisují i další orgány a členové v závislosti na právní formě právnické osoby.

Ve veřejném rejstříku tak můžete vyhledat příslušnou právnickou osobu, u níž můžete zjistit, kdo jsou členové příslušného orgánu a kde mají trvalý pobyt, resp. bydliště.

Úplný výpis v případě veřejných rejstříků ukazuje i historické údaje, které jsou odlišeny od platných údajů. Takto je možné získat informace o historii zapsané osoby a o záznamech, které dříve do veřejného rejstříku zanesla.

Částečným výpisem se v případě veřejných rejstříků rozumí takový výpis, které obsahuje výhradně platné údaje bez údajů historických.

Ze zákona platí tzv. princip materiální publicity v případě údajů z veřejných rejstříků. Stav zápisu ve veřejném rejstříku je stavem po právu platným pro všechny osoby, jimž není známo, že rejstříkový stav určitého již zapsaného subjektu není v souladu se skutečným právním stavem. To znamená, že zapisované osoby bude zavazovat takové právní jednání, které bylo učiněno na základě skutečností zapisovaných ve veřejném rejstříku, byli-li zapsány, i když neodpovídají skutečnému stavu. Například statutární orgán společnosti může zavazovat společnost k právním jednáním i poté, co již statutárním orgánem přestal být, avšak tato skutečnost nebyla zanesena do veřejného rejstříku a třetí osoba o tomto nevěděla. Tímto se tak chrání dobrá víra třetích osob.

Stav zapsaný ve veřejném rejstříku je účinný vůči třetím osobám ode dne jeho zveřejnění. Zapsaná osoba však může namítat, že třetí osoba o provedení zápisu věděla již dříve. Údaje a obsah listin, které se zakládají do sbírky listin, nemůže zapisovaná osoba namítat vůči třetím osobám do 16. dne po zveřejnění, avšak pouze pokud třetí osoba prokáže, že se v tomto časovém úseku nemohla o zapsaných skutečnostech dozvědět. To znamená, že důkazní břemeno o tom, že se třetí osoba nemohla dozvědět o zapsaných skutečnostech, leží právě na této třetí osobě.

Není-li nějaká skutečnost do veřejného rejstříku zapsána, i když by zapsána být měla, nemůže zapisovaná osoba namítat skutečný stav proti třetí osobě, která jednala v důvěře v zapsaný stav. To však neplatí, prokáže-li zapisovaná osoba, že třetí osobě byl znám skutečný stav.

Za přístup do veřejného rejstříku se neplatí. Je dostupný online a zdarma široké veřejnosti. Zdarma je možné získat výpis opatřený elektronickým podpisem rejstříkového soudu přímo na stránkách veřejného rejstříku.

Jedná se o výpis konkrétního subjektu z veřejných rejstříků, evidence skutečných majitelů nebo evidence svěřenských fondů, který byl vytvořen jako elektronický dokument ve formě datové zprávy (ve smyslu zákona 300/2008 Sb.). Tento dokument je elektronicky podepsán kvalifikovaným systémovým certifikátem příslušného rejstříkového soudu a obsahuje všechny náležitosti, aby byl považován za důvěryhodný a právoplatný výpis zcela srovnatelným s listinnými výpisy poskytovanými na rejstříkových soudech nebo prostřednictvím služby CzechPOINT.

Pokud si v internetové aplikaci veřejného rejstříku, spravující veřejné rejstříky, evidenci skutečných majitelů a evidenci svěřenských fondů, necháte vypsat na obrazovku výpis konkrétního subjektu (společnost nebo svěřenský fond), tak na webové stránce s výpisem je vpravo ikona s popisem "Stáhnout PDF ". Po kliknutí na ní se připraví příslušný PDF dokument – a ten se buď nabídne ke stažení anebo se Vám otevře přímo v PDF prohlížeči (podle nastavení Vašeho počítače).

Poskytnutý dokument ve formátu PDF je možné vytisknout a pro vlastní potřebu archivovat. Obecně se však prostým vytištěním degraduje jeho právoplatnost na informativní a poté tedy již není možné jej neomezeně používat jako plnohodnotný. Pokud získáte z internetové aplikace podepsaný PDF dokument, je možné na něj aplikovat mechanismus autorizované konverze podle zákona 300/2008 Sb. (o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů). Tuto službu poskytují veřejnosti kontaktní místa veřejné správy (tzv. CzechPOINT). Navíc možnost získat "papírový" výpis přímo na CzechPOINTu nebo i na rejstříkových soudech zůstává zachována.

Je potřeba se obrátit na příslušný rejstříkový soud.

V souladu s ustanovením § 3 odst. 3 zákona 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob rejstříkové soudy nevydávají ohledně skutečností zapsaných do spolkového rejstříku před 1. 1. 2017 elektronické výpisy s výjimkou případů, kdy jsou listiny nebo skutečnosti uchovány v elektronické podobě.